Lorsque vous refacturer des frais à votre client : vous devez refacturer ces frais avec la TVA
Les coûts associés à l'activité principale suivent le taux de TVA correspondant à cette activité. Lorsque des dépenses sont engagées dans le cadre d'un projet client, elles sont facturées au taux de TVA applicable à l'activité principale. Si cette dernière est soumise à un taux de 21%, les dépenses sont refacturées à ce même taux. Dans le cas d'une activité exonérée de TVA, cette exemption s'applique également aux frais facturés.
La présentation des frais sur la même facture que l'activité principale ou sur une facture distincte importe peu, tant qu'ils sont liés à l'activité principale, ils sont soumis au taux de TVA correspondant.
Ce principe s'applique aussi bien aux biens achetés pour le client, tels que des matières premières ou une machine, qu'à d'autres éléments tels que les frais de transport, de restaurant ou d'hôtel.
Pour illustrer, si vous vendez une machine, effectuez sa livraison et son installation pour le client, la facture détaillera les différents postes de dépenses avec le même taux de TVA appliqué à chaque élément.
Si je ne récupère pas la facture moi-même
En principe, la TVA non récupérée est intégrée aux coûts affichés sur la facture. Prenons l'exemple des dépenses de restauration où la taxe sur la valeur ajoutée est acquittée. Imaginons que vous ayez pris un repas dans le cadre d'un projet pour un client et que vous souhaitez répercuter ces frais. Dans ce cas, vous spécifiez le montant, incluant la TVA, en tant que dépenses distinctes sur la facture. Votre client règle ainsi la TVA en sus du montant total déjà majoré de la taxe. Cependant, si votre client est une entreprise soumise à la TVA, il pourra récupérer l'intégralité de la taxe sur la facture, y compris le montant supplémentaire relatif aux frais de restauration.
Si vous êtes une petite entreprise exemptée de TVA
La récupération de la TVA ne s'applique pas. La TVA non récupérée doit être incluse dans les frais de la facture, sans nécessité de facturer une seconde fois la TVA au client. Ainsi, en tant que particulier, vos services ne sont pas nécessairement plus coûteux que ceux d'une entreprise assujettie à la TVA.